通过电子邮件联系你的论文导师

如何通过电子邮件最好地接近你的论文导师可能因导师而异。例如，有些主管不介意你直呼他们的名字，而另一些主管则希望你只称呼他们的头衔和姓氏。

我们已经制定了一些指导方针，将帮助你给人留下尽可能专业和认真的印象，不管你的导师对来自学生的电子邮件有不同的偏好。

信息的风格和语气

正式的还是非正式的?

给主管的邮件要正式。总是使用你学校的电子邮件账户(而不是你的个人账户)，这样你就会给人专业的印象。

校对对你的论文有什么好处?

Scribbr编辑不仅纠正语法和拼写错误，还通过确保你的论文没有模糊的语言、多余的单词和尴尬的措辞来加强你的写作。

参见编辑示例

称呼你的主管

在你与论文导师的第一封电子邮件联系中，明智的做法是相当正式地称呼他或她(如“亲爱的X博士”或“亲爱的Y教授”)。你不知道你的上司会对什么感到舒服，所以最好谨慎行事。

如果你最初的接触太不正式，你的主管可能会产生错误的印象，并开始质疑你的专业精神和态度。

如果你的主管在回复你的邮件时只以他或她的名字结尾(比如“Sincerely, Ken”)，你可以假设在下次邮件中直接称呼他或她的名字是可以的。为了安全起见，你也可以等到你收到他或她以这种方式关闭的更多消息。

问候语和结尾语的例子

电子邮件签名

当与你的主管通信时，通常不需要使用电子邮件签名。但是，如果您的程序要求您这样做，或者如果这是您的个人喜好，您可以使用以下模型:

• 姓名(姓和名)
• 研究
• 教育机构
• 电话号码
• 电子邮件地址

完美的写作

在所有情况下，重要的是你的信息是没有错误的。确保你使用正确的英语(或任何合适的语言)，并且你没有任何语法或拼写错误。在你给你的主管发信息之前，强烈建议你再仔细阅读一遍文本，甚至让别人也读一遍。

一条简洁准确的信息会让你的上司觉得你对自己的项目既专业又认真。

保持简短而温馨

论文导师通常是忙碌的人，他们在同一时间参与许多事情。因此，在你的信息中尽可能地清晰和具体是很重要的，这样他们就能迅速发现你的问题，然后做出反应。

写作清晰和保持流畅联系的技巧

• 一定要坚持只做相关的事情你的论文。例如，不要和你的主管分享你的个人生活故事(除非它们对你的成绩很重要)。
• 把你的问题写清楚尽量简明扼要，这样你的上司就能明白你想要什么，并能迅速做出反应。
• 不要问冗长或复杂的问题在电子邮件中;把这些问题留到你们有更多私人接触的时候再问，会让你们俩都更轻松。你可以为你的上司节省他或她需要书面回复的时间。对你来说，面对面地问这些问题可以让你得到更全面的答案，如果你有不明白的地方，可以继续问。
• 给上司足够的时间作出回应。例如，不要在你必须提交东西的前一天晚上发送问题;还是提前几天做吧。
• 总是尽可能快地做出反应回复上级的信息(如果相关的话)。这包括确认上司提议的任何约会，回答他/她提出的所有问题，指出你不明白的事情，并提供他/她要求的任何信息。
• 写论文的责任是你的。与其等着你的主管联系你，采取主动预约。这对你的主管也更好，因为这向他或她表明你对你的项目是认真的。

通过电子邮件确认约会

如果你口头上和你的主管安排了约会，聪明的做法是通过电子邮件确认。然后，如果出现任何问题，你就有了可以依靠的书面文件。

同样，总结一下你们达成的共识也是个好主意，比如最后期限和与实质性问题有关的事项。让你的导师检查并确认你的笔记，这样你们都能100%清楚自己的立场。

查看一些电子邮件示例

你的主管没有回应?

主管通常都会回复你的信息，但有些人会比其他人更快。如果你没有得到回复，首先想想是否有一个明显的原因导致了延迟，比如晚上已经很晚了，现在是周末，或者是假期。

还要注意的是，不是所有的主管都能一周工作五天。你经常可以通过学校找到你的导师哪天有空。在采取任何行动之前，想想你需要多快得到答案。你可不想在上司面前显得太没耐心。

如果你实在不能再等了，或者你已经好几天没有收到主管的任何消息了，那就礼貌地发一封提醒邮件。你可以简单地重申你的问题或参考你之前的信息。

如果你仍然没有得到回复，试着联系你的项目或大学。部门秘书通常可以帮你联系到你的主管。